Hinweise
Datenschutz
Stand: 23. Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Schattendatenbank UG (haftungsbeschränkt) , Fährstraße 217 , 40221 Düsseldorf , E-Mail kontakt@schattendatenbank.de . Einen Datenschutzbeauftragten müssen wir nicht benennen.
2. Hosting und Server-Logs
Die Website läuft auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Beim Aufruf verarbeitet der Server IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung und Statuscode, um die Seite auszuliefern und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Logs löschen wir nach spätestens 14 Tagen.
3. Cookies und Speicher im Browser
Wir setzen nur technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), keine Analyse- oder Werbe-Cookies:
Im Speicher Ihres Browsers (localStorage) liegen der Warenkorb, ein vorgemerkter Brief, Ihre Einstellung für die dunkle Ansicht, Einträge der Vorschau-Werkzeuge (etwa Folio, Keys und Radar, nur in diesem Browser) und eine zufällige Kennung für die Vorschau der Gast-Übergabe. Nur bis zum Schließen des Tabs (sessionStorage) liegen Ihre Eingaben in der Kasse (Name, E-Mail-Adresse, Anschrift), die Angaben für einen Brief aus dem Briefdienst bis zur Bestellung („sdv-letter-draft“: Empfänger, Anliegen, Name, Anschrift, Geburtsdatum), die Nummer der letzten Bestellung für die Bestätigungsseite, eine noch nicht gesendete Frage in OPHANIM und der Vermerk, dass das Intro der Startseite schon lief. Wir erhalten diese Einträge erst, wenn Sie bestellen oder etwas absenden; die Kennung der Gast-Übergabe nur, wenn Sie dieses Werkzeug nutzen (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können die Einträge jederzeit in den Einstellungen Ihres Browsers löschen.
4. Bestellung und Kundenkonto
Für Bestellungen verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, bei Druckausgaben die Lieferanschrift, sowie die bestellten Artikel und Zahlungsstatus (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bestellbestätigung und Anmeldelinks für das Kundenkonto versenden wir per E-Mail über unseren Mailserver. Für den Druck und Versand von Druckausgaben geben wir Name und Lieferanschrift an die Druckerei weiter.
Briefdienst. Für einen Brief verarbeiten wir die Angaben, die im Brief stehen: Empfänger, Anliegen, Ihren Namen, Ihre Anschrift und Ihr Geburtsdatum (zur Identifizierung bei der Stelle), dazu Datum und Prüfsumme des Brieftextes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Haben Sie Porto gewählt, übermitteln wir das Brief-PDF an die A&O Fischer GmbH & Co. KG, Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe) (LetterXpress), die den Brief in unserem Auftrag druckt und an die Deutsche Post übergibt (Art. 28 DSGVO); am Auftrag steht nur unsere Auftragsnummer. Das Brief-PDF können Sie 180 Tage in Ihrem Konto abrufen; danach löschen wir das Geburtsdatum. Name, Anschrift, Empfänger und Prüfsumme bleiben als Teil der Bestellung nach Abschnitt 12 gespeichert, die Prüfsumme bleibt unter /verify prüfbar.
5. Zahlung über Stripe
Die Zahlung wickelt Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, ab. Stripe erhält Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, Betrag und Zahlungsdaten; Kartendaten erfassen wir nicht (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Stripe kann Daten in die USA übermitteln; Grundlage ist das EU-US Data Privacy Framework, ergänzend Standardvertragsklauseln. Datenschutzhinweise von Stripe: stripe.com/de/privacy .
6. Buchhaltung
Rechnungs- und Zahlungsdaten übertragen wir an sevDesk (sevDesk GmbH, Hauptstraße 115, 77652 Offenburg) zur Buchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, Auftragsverarbeitung).
7. Nachweis bei E-Books und Lizenzkennung
Bei E-Books und Einzelfällen speichern wir mit der Bestellung Zeitpunkt, IP-Adresse, Browserkennung und den Wortlaut Ihrer Zustimmung zum vorzeitigen Beginn und zum Verlust des Widerrufsrechts, bei jedem Abruf einer Datei Zeitpunkt und IP-Adresse. Das dient dem Nachweis nach § 356 Abs. 5 BGB und der Verfolgung unerlaubter Weitergabe (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO). Jede Datei enthält eine unsichtbare Kennung mit der Auftragsnummer, keine E-Mail-Adresse und keinen Namen.
8. Widerruf über die Website
Wenn Sie über „Vertrag widerrufen“ widerrufen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Bestellnummer, Zeitpunkt und IP-Adresse und senden Ihnen eine Eingangsbestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
9. Kontaktformular und E-Mail
Über das Kontaktformular verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Thema, Bestellnummer (freiwillig) und Ihre Nachricht, um die Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Fragen zu einem Vertrag, sonst lit. f). Die Anfrage wird in unserer Datenbank auf unserem Server gespeichert und per E-Mail an uns weitergeleitet; Sie erhalten eine Eingangsbestätigung. Erledigte Anfragen löschen wir nach zwölf Monaten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.
Gegen automatisierte Eingaben nutzen wir eine Rechenaufgabe, ein unsichtbares Formularfeld und eine Begrenzung der Anfragen je IP-Adresse. Die Rechenaufgabe kommt von unserem eigenen Server, setzt kein Cookie und überträgt nichts an Dritte. Die IP-Adresse wird dafür nur kurz im Arbeitsspeicher verwendet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Für E-Mails an uns gilt dasselbe.
Die Frage „War dieser Artikel hilfreich?“ im Hilfe-Center zählt nur Ja und Nein je Artikel, ohne IP-Adresse und ohne Cookie.
10. Newsletter
Mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) informieren wir Sie per E-Mail über den Start unserer Website und über Neuigkeiten zu OPHANIM, höchstens einmal im Monat. Pflichtangabe ist nur die E-Mail-Adresse.
Wir nutzen das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigungsmail; erst nach Klick auf den Link darin nehmen wir Ihre Adresse in den Verteiler auf. Gegen automatisierte Anmeldungen nutzen wir ein unsichtbares Formularfeld und eine Rechenaufgabe (ALTCHA), die von unserem eigenen Server kommt, kein Cookie setzt und nichts an Dritte überträgt. Beim Aufruf der Startseite lädt Ihr Browser dafür ein Skript von news.schattendatenbank.de; dabei wird Ihre IP-Adresse technisch verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Zum Nachweis Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt der Anmeldung, den Status der Bestätigung und die IP-Adresse beim Klick auf den Bestätigungslink. Die jeweils gültigen Fassungen des Einwilligungstextes und der Bestätigungsmail bewahren wir mit ihrem Gültigkeitszeitraum auf. Öffnungen und Klicks in unseren E-Mails werten wir nicht aus.
Für die Verwaltung des Verteilers nutzen wir die Open-Source-Software Listmonk, die wir selbst betreiben. Sie läuft auf einem eigenen Server (NAS) in unseren Räumen in Deutschland; der Zugriff aus dem Internet erfolgt über unseren Webserver bei der Hetzner Online GmbH (Abschnitt 2). Die Bestätigungsmail und den Newsletter versenden wir über Google Workspace (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland); dabei verarbeitet Google Ihre E-Mail-Adresse und den Inhalt der Nachricht.
Nicht bestätigte Anmeldungen löschen wir nach 30 Tagen. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder per E-Mail an datenschutz@schattendatenbank.de . Nach der Abmeldung löschen wir Ihre Abonnentendaten. Ihre E-Mail-Adresse und die Nachweisdaten bewahren wir bis zu drei Jahre zum Jahresende auf, um nachweisen zu können, dass die Einwilligung vorlag, und um Sie nicht erneut anzuschreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO).
11. OPHANIM Business und OPHANIM-Konten: Compliance, Tresor, Recherche
Die folgenden Angebote sind derzeit nicht öffentlich verfügbar. Die beschriebenen Verarbeitungen finden erst statt, wenn Sie oder Ihr Unternehmen das jeweilige Angebot nutzen; vor dem Start ergänzen wir die eingesetzten Dienstleister mit Namen und Anschrift.
Unternehmen prüfen mit OPHANIM Compliance Geschäftspartner und Kunden gegen Sanktionslisten. Dabei verarbeiten wir Name, Art (Person oder Organisation), Geburtsdatum oder -jahr, eine Referenz des Kunden und das Ergebnis des Abgleichs. Verantwortlich ist in diesem Fall das prüfende Unternehmen; wir verarbeiten die Daten nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Art. 28 DSGVO, Vertrag zur Auftragsverarbeitung ). Die Daten liegen auf unseren Servern in Deutschland und werden nicht an Dritte übermittelt. Prüfprotokolle löschen wir nach fünf Jahren, früher auf Weisung des Kunden. Auskunft und andere Rechte machen betroffene Personen beim prüfenden Unternehmen geltend; Anfragen, die uns erreichen, leiten wir dorthin weiter.
Die Sanktionslisten selbst sind amtliche Veröffentlichungen. Wir rufen sie täglich bei EU, UN, OFAC (USA), FCDO (Vereinigtes Königreich) und SECO (Schweiz) ab und speichern jeweils den aktuellen Stand. In den Abgleich gehen derzeit die Listen von EU, UN und OFAC ein.
Für unsere Vertragsbeziehung mit dem Unternehmen verarbeiten wir als Verantwortlicher die Kontakt- und Rechnungsdaten der Ansprechpartner (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie Zeitpunkt und Anzahl der Prüfungen je API-Schlüssel zur Abrechnung.
OPHANIM, Tresor und Gedächtnis. Für Konten in OPHANIM verarbeiten wir Anmeldedaten (E-Mail, Passwort nur als Prüfwert, Passkeys als öffentlicher Schlüssel, 2FA-Geheimnis verschlüsselt), Rolle und Protokolle der Anmeldungen und Aktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Gespräche mit dem Agenten, hochgeladene Dokumente, ihre Zusammenfassungen sowie Fälle, Fristen und Vorgänge speichern wir je Konto verschlüsselt auf unseren Servern in Deutschland. Das Sprachmodell betreiben wir selbst; Inhalte gehen nicht an externe KI-Anbieter und werden nicht zum Training verwendet. Bei Firmenkonten verarbeiten wir diese Inhalte im Auftrag der Firma (Art. 28 DSGVO).
Recherche (OSINT). Bei einer Selbstauskunft verarbeiten wir die Angaben zur eigenen Person nach Identitätsprüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bei einer Firmenrecherche rufen wir öffentlich zugängliche Quellen ab; dabei können Namen von Personen in Organfunktion (etwa Geschäftsführer) verarbeitet werden. Rechtsgrundlage ist das berechtigte Interesse des Auftraggebers an der Prüfung seiner Geschäftspartner (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Zweck und Zeitpunkt jeder Recherche werden protokolliert.
Abfragen bei Dritten. Für die Recherche fragt unser Server öffentliche Dienste ab; Ihr Konto und Ihre IP-Adresse übermitteln wir dabei nicht. Bei einer Firmenrecherche gehen Firmenname oder Domain an die Global Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF), Basel, Schweiz (LEI-Abgleich), und an den Dienst rdap.org sowie die zuständige Domain-Registry (Angaben zur Domain); die Website des Unternehmens rufen wir direkt ab.
Abos und Kauf auf Rechnung. Abos, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Steuerberechnung (einschließlich Prüfung der USt-IdNr.) und das Kundenportal laufen über Stripe Payments Europe, Ltd. (Stripe Billing, Invoicing und Tax). Dafür übermitteln wir Name, Anschrift, E-Mail, gegebenenfalls USt-IdNr., Tarif und Rechnungsbeträge (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Zur doppelten Verarbeitung von Benachrichtigungen speichern wir die Kennungen der Stripe-Ereignisse.
Identitätsprüfung (OPHANIM Ident). Erst wenn Sie OPHANIM Ident nutzen, ein Abo abschließen, das eine Identitätsprüfung verlangt, oder in OPHANIM eine Selbstauskunft anfordern, bestätigen Sie Ihre Identität mit der Online-Ausweisfunktion Ihres Personalausweises, elektronischen Aufenthaltstitels oder Ihrer eID-Karte. Dafür leiten wir Sie zu einem Identifizierungsdienst weiter, der als Identifizierungsdiensteanbieter nach § 21b Personalausweisgesetz die Angaben aus dem Chip Ihres Ausweises ausliest und in unserem Auftrag an uns übermittelt (Art. 28 DSGVO). Den Identifizierungsdienst nennen wir hier mit Namen und Anschrift, bevor die Funktion freigeschaltet wird. Ausgelesen werden nur die Angaben, die der Dienst anfordert und die Ihnen die AusweisApp vor der Eingabe Ihrer PIN anzeigt; wir verwenden davon Vornamen, Familiennamen und Geburtsdatum. Dem Dienst übermitteln wir keine Angaben zu Ihrer Person, nur eine zufällige Vorgangskennung. Es gibt kein Foto, kein Video und keine biometrischen Daten. Wir gleichen die Angaben automatisch mit dem Namen Ihrer Bestellung oder Ihres Kontos ab und speichern nur das Ergebnis (bestätigt oder abgelehnt, mit Grund), Zeitpunkt und Gültigkeit (zwölf Monate), das vom Dienst gemeldete Vertrauensniveau sowie einen Prüfwert (einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Hashwert, HMAC) des pseudonymen Kennzeichens, das der Dienst für Ihren Ausweis bildet. Damit erkennen wir, ob derselbe Ausweis bereits geprüft wurde oder für mehrere Konten verwendet wird, ohne die Angaben selbst aufzubewahren; Namen und Geburtsdatum aus dem Ausweis speichern wir nicht. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Prüfvorgänge löschen wir 25 Monate nach ihrem Beginn, das Ergebnis an der Bestellung mit den Bestelldaten (Abschnitt 12).
OPHANIM Erase und Briefversand. Für Löschvorgänge speichern wir Stelle, Fundstelle, Status, Fristen und Notizen (verschlüsselt) in Ihrem Konto. Lassen Sie einen Brief per Post versenden, übermitteln wir das Brief-PDF mit Ihrem Namen, Ihrer Anschrift und der Anschrift des Empfängers an die A&O Fischer GmbH & Co. KG, Maybachstraße 9, 21423 Winsen (Luhe) (LetterXpress), die den Brief in unserem Auftrag druckt und an die Deutsche Post übergibt (Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 28 DSGVO).
Speicherdauer in OPHANIM. Prüfprotokolle, Tresor-Inhalte, Gedächtnis und Aktionsprotokolle löschen wir fünf Jahre nach ihrer Entstehung bzw. der letzten Nutzung, früher auf Löschung durch den Kunden. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.
12. Speicherdauer
Bestell- und Rechnungsdaten bewahren wir nach § 147 AO und § 257 HGB bis zu zehn Jahre auf, Nachweise zum Widerruf bis zum Ablauf der Verjährungsfrist (in der Regel drei Jahre zum Jahresende). Danach löschen wir die Daten.
13. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen.
Sie können sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
Die Angabe der Bestelldaten ist für den Vertragsschluss erforderlich; ohne sie können wir nicht liefern. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Der automatische Namensabgleich bei OPHANIM Ident prüft nur, ob die Angaben übereinstimmen; passt er nicht, prüfen wir auf Ihre Nachricht hin von Hand.